Polsko-Szwajcarski Instytut Kultury i Edukacji (IKE)

Wersja 1.0  |  Zurich, czerwiec 2025

Niniejsza Polityka Prywatnosci wyjasnia, w jaki sposob Polsko-Szwajcarski Instytut Kultury i Edukacji (IKE) zbiera, wykorzystuje, przechowuje i chroni Twoje dane osobowe. Dotyczy wszystkich dzialan zwiazanych z przetwarzaniem danych w zwiazku z nasza strona internetowa (www.i-k-e.ch), czlonkostwem, wydarzeniami oraz korespondencja.

Niniejszy dokument zostal opracowany zgodnie z wymogami Rozporzadzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz szwajcarskiej ustawy o ochronie danych osobowych (nDSG, obowiazujacej od 1 wrzesnia 2023 r.). Stosowanie poszczegolnych przepisow zalezy od konkretnego przypadku i miejsca zamieszkania osoby, ktorej dane dotycza.

1. Administrator danych i kontakt

Administrator danych osobowych Polsko-Szwajcarski Instytut Kultury i Edukacji (IKE) Bleicherweg 27, 8002 Zurich, Szwajcaria E-mail: info@i-k-e.ch Strona internetowa: www.i-k-e.ch Organ nadzorczy Federalny Inspektor Ochrony Danych i Informacji (FDPIC) www.edoeb.admin.ch  |  Feldeggweg 1, 3003 Berno, Szwajcaria

W przypadku pytan lub watpliwosci dotyczacych ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod powyzszym adresem e-mail. Odpowiemy w terminie 30 dni.

2. Dane osobowe, ktore przetwarzamy

W zaleznosci od charakteru relacji z IKE przetwarzamy nastepujace kategorie danych osobowych:

Dane podstawowe: Imie i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu

Dane komunikacyjne: Tresc wiadomosci przeslanych przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon, wraz z metadanymi (data, godzina, temat).

Dane czlonkowskie: Kategoria czlonkostwa, data przystapienia, platnosci oraz historia udzialu w dzialalnosci IKE.

Dane dotyczace wydarzen: Informacje rejestracyjne zwiazane z wydarzeniami i programami IKE, w tym ewentualne preferencje zywieniowe lub potrzeby dostepnosci podane dobrowolnie.

Dane ze strony internetowej: Dane techniczne generowane podczas odwiedzin strony: adres IP, typ przegladarki, odwiedzone podstrony, znaczniki czasu i identyfikatory plikow cookie.

Nie zbieramy swiadomie danych osobowych dzieci ponizej 16. roku zycia bez zgody rodzica lub opiekuna prawnego.

Jesli przekazujesz nam dane innych osob (np. dane kontaktowe wspolpracownika), potwierdzasz tym samym, ze masz do tego uprawnienie i ze przekazane dane sa prawidlowe.

3. Cele przetwarzania danych i podstawy prawne

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wylacznie wowczas, gdy posiadamy ku temu podstawe prawna. Ponizej przedstawiamy cele, kategorie danych, podstawy prawne oraz okresy przechowywania.

Cel przetwarzania	Kategorie danych	Podstawa prawna	Okres retencji
Zarzadzanie czlonkostwem	Imie i nazwisko, adres, e-mail, telefon, status czlonkowski, historia platnosci	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy czlonkowskiej	Czas czlonkostwa + 10 lat (wymog ustawowy)
Organizacja wydarzen i rejestracja uczestnikow	Imie i nazwisko, e-mail, ewentualne preferencje zywieniowe lub potrzeby dostepnosci (jesli podane dobrowolnie)	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane szczegolnej kategorii: Art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyrazna zgoda)	Do zakonczenia wydarzenia + 1 rok
Formularz kontaktowy i korespondencja	Imie i nazwisko, adres e-mail, tresc wiadomosci	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes (odpowiedz na zapytanie)	12 miesiecy od ostatniego kontaktu
Newsletter i komunikaty o wydarzeniach	Adres e-mail, imie, preferencja jezykowa	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (opt-in)	Do czasu wypisania sie lub cofniecia zgody
Funkcjonowanie i bezpieczenstwo strony	Adres IP, typ przegladarki, odwiedzone strony, znaczniki czasu	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes (bezpieczna i sprawna strona)	Logi serwera: max. 30 dni
Analityka strony (zagregowana)	Zanonimizowane statystyki uzytkowania (bez identyfikacji osoby)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes (ulepszanie strony)	Tylko dane zagregowane; brak retencji indywidualnej
Obowiazki prawne	Dane wymagane przepisami prawa (np. dokumentacja ksiegowa)	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypelnienie obowiazku prawnego	Zgodnie z przepisami prawa (zazwyczaj 10 lat)

W przypadkach, gdy podstawa prawna przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), ocenilismy, ze interes ten nie jest nadrzedny wobec Twoich praw i wolnosci. Wiecej informacji na temat tej oceny mozesz uzyskac, kontaktujac sie z nami.

4. Pliki cookie i technologie stosowane na stronie internetowej

4.1 Czym sa pliki cookie?

Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urzadzeniu podczas odwiedzin naszej strony internetowej. Umozliwiaja nam rozpoznanie Twojej przegladarki i poprawe jakosci korzystania ze strony. Stosujemy dwa rodzaje plikow cookie:

• Sesyjne pliki cookie: pliki tymczasowe usuwane po zamknieciu przegladarki.
• Trwale pliki cookie: przechowywane na urzadzeniu przez okreslony czas (do 24 miesiecy) w celu zapamietania preferencji, np. jezyka strony.

4.2 Rodzaje stosowanych plikow cookie

Stosujemy pliki cookie w nastepujacych celach:

• Niezbedne: zapewniajace prawidlowe dzialanie strony (np. zarzadzanie sesja). Nie wymagaja zgody.
• Funkcjonalne: zapamietujace Twoje preferencje, takie jak wybrany jezyk strony. Podstawa: uzasadniony interes.
• Analityczne: umozliwiajace analize sposobu korzystania ze strony w celu jej ulepszania. Uzywamy wylacznie zanonimizowanych, zagregowanych danych — bez identyfikacji poszczegolnych uzytkownikow.

Nie stosujemy plikow cookie reklamowych ani sledzacych budujacych indywidualne profile uzytkownikow na potrzeby marketingu podmiotow trzecich.

4.3 Zarzadzanie plikami cookie

Mozesz kontrolowac pliki cookie poprzez ustawienia swojej przegladarki. Wylaczenie niektorych plikow cookie moze wplynac na funkcjonalnosc strony. Instrukcje dla najpopularniejszych przegladarek:

• Mozilla Firefox: Ustawienia > Prywatnosc i bezpieczenstwo
• Google Chrome: Ustawienia > Prywatnosc i bezpieczenstwo > Pliki cookie
• Apple Safari: Preferencje > Prywatnosc
• Microsoft Edge: Ustawienia > Uprawnienia dla witryn > Pliki cookie

4.4 Newsletter i komunikaty o wydarzeniach

Jesli zapiszesz sie do newslettera lub na liste powiadomien o wydarzeniach, przetwarzamy Twoj adres e-mail i imie na podstawie Twojej wyraznej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Mozesz wypisac sie w dowolnym momencie, klikajac link rezygnacji w kazdej wiadomosci lub kontaktujac sie z nami bezposrednio pod adresem info@i-k-e.ch. Cofniecie zgody nie wplywa na zgodnosc z prawem przetwarzania dokonanego przed jego cofnieciem.

4.5 Analityka strony internetowej

Korzystamy z wlasnego narzedzia analitycznego skonfigurowanego do zbierania wylacznie zanonimizowanych, zagregowanych danych (liczba odwiedzin, czas trwania sesji, zrodlo ruchu). Danych tych nie mozna wykorzystac do identyfikacji poszczegolnych uzytkownikow. Nie udostepniamy danych analitycznych podmiotom trzecim.

5. Udostepnianie danych i transfer miedzynarodowy

Dane osobowe udostepniamy podmiotom trzecim wylacznie w zakresie niezbednym i dozwolonym prawem. Moga to byc:

• Dostawcy uslug IT i hostingu dzialajacy jako podmioty przetwarzajace dane w naszym imieniu, zwiazani umowami o przetwarzaniu danych.
• Instytucje finansowe w zakresie niezbednym do poboru skladek czlonkowskich.
• Organy publiczne na podstawie wymagan wynikajacych z przepisow prawa.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim ani nie udostepniamy ich w celach komercyjnego marketingu.

5.1 Transfer danych poza Szwajcarie i EOG

Niektorzy z naszych dostawcow uslug (np. hosting w chmurze lub dostarczanie poczty elektronicznej) moga znajdowac sie poza Szwajcaria lub Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W przypadku przekazywania danych do kraju niezapewniajacego odpowiedniego poziomu ochrony danych stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, w tym:

• Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej (SCC) w aktualnej wersji, uzupelnione o aneksy wymagane przez szwajcarskie nDSG.
• Decyzje o adekwatnosci ochrony danych, jesli sa dostepne.

Wiecej informacji na temat konkretnych mechanizmow transferu danych mozesz uzyskac, kontaktujac sie z nami pod adresem info@i-k-e.ch.

6. Okres przechowywania danych

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez czas niezbedny do realizacji celow opisanych w pkt 3 lub wymagany przepisami prawa. Szczegolowe okresy retencji sa podane w tabeli przetwarzania powyzej.

Po uplywie okresu przechowywania dane osobowe sa bezpiecznie usuwane lub anonimizowane. Jesli natychmiastowe usuniecie nie jest mozliwe (np. dane w systemach kopii zapasowych), dane sa izolowane od dalszego przetwarzania do czasu ich usuniecia.

7. Bezpieczenstwo danych

Wdrazamy odpowiednie techniczne i organizacyjne srodki bezpieczenstwa w celu ochrony Twoich danych osobowych przed nieuprawnionym dostepm, utrata, ujawnieniem lub niewlasciwym wykorzystaniem. Obejmuja one m.in.:

• Szyfrowanie transmisji danych (HTTPS/TLS) na naszej stronie internetowej.
• Kontrole dostepu ograniczajace dostep do danych wylacznie do upowaznionych osob.
• Regularne przeglady stosowanych praktyk bezpieczenstwa.

Pomimo stosowanych srodkow zadna metoda transmisji przez internet nie jest calkowicie bezpieczna. Nie mozemy zagwarantowac absolutnego bezpieczenstwa danych, zobowiazujemy sie jednak do niezwlocznego reagowania na wszelkie naruszenia ochrony danych zgodnie z obowiazujacymi przepisami prawa.

8. Twoje prawa

W zaleznosci od miejsca zamieszkania i obowiazujacego prawa (RODO i/lub nDSG) przysluguja Ci nastepujace prawa w zakresie Twoich danych osobowych:

Prawo	Co oznacza	Podstawa prawna
Prawo dostepu	Mozliwosc zazadania kopii danych osobowych, ktore przetwarzamy	Art. 15 RODO / Art. 25 nDSG
Prawo do sprostowania	Mozliwosc zazadania poprawienia nieprawidlowych lub niepelnych danych	Art. 16 RODO / Art. 32 nDSG
Prawo do usuniecia	Mozliwosc zazadania usuniecia danych (’prawo do bycia zapomnianym’) w zakresie przewidzianym prawem	Art. 17 RODO / Art. 32 nDSG
Prawo do ograniczenia	Mozliwosc zazadania ograniczenia sposobu wykorzystania danych w okreslonych okolicznosciach	Art. 18 RODO
Prawo do przenoszenia	Mozliwosc otrzymania danych w ustrukturyzowanym, mozliwym do odczytu maszynowego formacie	Art. 20 RODO / Art. 28 nDSG
Prawo do sprzeciwu	Mozliwosc sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie lub w celach marketingu bezposredniego	Art. 21 RODO
Cofniecie zgody	Mozliwosc wycofania zgody w dowolnym momencie; cofniecie nie wplywa na przetwarzanie juz zrealizowane	Art. 7 ust. 3 RODO / Art. 6 nDSG
Skarga do organu nadzorczego	Mozliwosc zlozenia skargi do FDPIC (Szwajcaria) lub wlasciwego organu nadzorczego w UE	Art. 77 RODO / Art. 49 nDSG

Aby skorzystac z powyzszych praw, prosimy o kontakt pisemny pod adresem info@i-k-e.ch. W celu weryfikacji tozsamosci mozemy poprosic o odpowiedni dokument (np. kopie dowodu tozsamosci). Odpowiemy w terminie 30 dni. W szczegolnie zlozonych przypadkach termin ten moze zostac przedluzony o kolejne dwa miesiace, o czym zostaniesz wczesniej poinformowany/-a.

Masz rowniez prawo do zlozenia skargi do Federalnego Inspektora Ochrony Danych i Informacji (FDPIC) w Szwajcarii (www.edoeb.admin.ch) lub do wlasciwego organu nadzorczego w Twoim kraju zamieszkania w UE.

9. Zmiany Polityki Prywatnosci

Mozemy aktualizowac niniejsza Polityke Prywatnosci w przypadku zmian w naszej praktyce lub obowiazujacym prawie. Aktualna wersja jest zawsze dostepna na naszej stronie internetowej pod adresem www.i-k-e.ch. Zalecamy regularne sprawdzanie tej strony.

O istotnych zmianach dotyczacych praw uzytkownikow bedziemy informowac czlonkow i subskrybentow newslettera droga elektroniczna przed ich wejsciem w zycie.